RODO wprowadziło obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych dla firm od 25 maja 2018 roku na terenie Polski i całej Unii Europejskiej. Od tej daty każda firma prowadząca działalność gospodarczą ma ustawowy obowiązek wdrożenia, przestrzegania i dokumentowania zasad wynikających z tego rozporządzenia [2][3][5][6].
Od kiedy firmy muszą stosować się do obowiązków RODO?
Obowiązki RODO zaczynają dotyczyć przedsiębiorcy już od początku prowadzenia działalności gospodarczej. Wymagane jest przygotowanie dokumentacji i wdrożenie przepisów ochrony danych jeszcze przed formalnym rozpoczęciem świadczenia usług lub sprzedaży [1]. RODO obowiązuje każde podmioty przetwarzające dane osobowe bez względu na wielkość firmy, formę prawną oraz liczbę zatrudnionych pracowników [1]. Nieprzestrzeganie wymogów RODO grozi poważnymi konsekwencjami finansowymi [1].
Podstawy prawne obowiązku stosowania RODO
RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku, weszło w życie 25 maja 2018 roku [2][3][5][6]. Ujednoliciło ono zasady ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej [2][5]. Polska ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, również obowiązująca od 25 maja 2018 roku, dostosowała przepisy krajowe do unijnych wymogów [2]. Do stosowania RODO zobowiązany jest każdy przedsiębiorca samodzielnie przetwarzający dane osobowe [1][2].
Obowiązki przedsiębiorcy wynikające z RODO
Każda firma ma obowiązek prowadzić szczegółową dokumentację określającą zasady zbierania i przetwarzania danych osobowych oraz prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych [1][5]. Przedsiębiorca musi powołać administratora danych, a w niektórych przypadkach inspektora ochrony danych osobowych, który nadzoruje prawidłowy przepływ i ochronę informacji [2]. Obowiązek informacyjny wobec osób, których dane są przetwarzane, wynika z art. 13 i 14 RODO [4].
Niezbędne jest także przeprowadzenie analizy ryzyka oraz wdrożenie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych [4]. W przypadku naruszenia ochrony danych, firmy mają obowiązek zgłosić je organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin [1][3][4] oraz powiadomić osoby, których dane dotyczą, jeśli naruszenie może wpłynąć na ich prawa i wolności [1][4].
Procesy wdrożeniowe RODO w firmie
Wdrożenie RODO w firmie obejmuje kilka kluczowych etapów. Przedsiębiorca powinien przeprowadzić audyt dotyczący zbieranych danych [9]. Następnie wymagana jest szczegółowa dokumentacja, w tym rejestr czynności przetwarzania oraz polityka bezpieczeństwa danych [9]. W przypadku współpracy z innymi podmiotami należy zawierać umowy powierzenia przetwarzania danych [9]. Do obowiązków przedsiębiorcy należy także realizacja wdrożeń technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych osobowych [4].
Kluczowe zasady przetwarzania danych osobowych
RODO nakłada na firmy obowiązek przestrzegania kluczowych zasad przetwarzania danych określonych w art. 5 RODO, do których zalicza się zgodność z prawem, rzetelność, przejrzystość, ograniczenie celu i minimalizację danych [4]. Dodatkowo znaczenie mają zasady privacy by design i privacy by default, czyli ochrona danych osobowych już w fazie projektowania procesów oraz domyślna dbałość o bezpieczeństwo informacji [5]. Rejestrowanie czynności przetwarzania danych osobowych stało się kolejnym obowiązkiem firm po wprowadzeniu RODO [5].
Aktualizacja i bieżąca realizacja obowiązków RODO
Wymagana jest regularna aktualizacja dokumentacji RODO – co najmniej raz w roku lub częściej, jeśli działalność firmy ulega istotnym zmianom, na przykład w zakresie produktów, usług lub systemów informatycznych [7]. Zapewnienie zgodności z RODO nie jest procesem jednorazowym i wymaga stałego monitoringu oraz weryfikacji stosowanych praktyk.
Odpowiedzialność i konsekwencje nieprzestrzegania RODO
Nieprzestrzeganie zasad RODO naraża firmę na poważną odpowiedzialność finansową. Zgodnie z przepisami naruszenia muszą być zgłoszone w określonym terminie, a odpowiednie zabezpieczenia i procesy stanowią podstawę oceny firmy podczas ewentualnych kontroli [1][3][4]. Konieczne jest rzetelne podejście do weryfikacji, analizy ryzyka oraz utrzymywania bieżącej dokumentacji zgodnej z aktualnymi wymogami prawa [1][7].
Podsumowanie – od kiedy i jak stosować RODO w firmie?
Obowiązki RODO dotyczą przedsiębiorców od 25 maja 2018 roku i obowiązują nieprzerwanie do chwili obecnej [2][3][5][6]. Wdrożenie regulacji powinno nastąpić jeszcze przed formalnym rozpoczęciem prowadzenia działalności, a następnie być systematycznie utrzymywane i aktualizowane [1][7]. Przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy czy branży, odpowiada za zgodne z przepisami przetwarzanie oraz ochronę danych osobowych.
Źródła:
- https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-rodo-w-firmie-jakie-sa-obowiazki-przedsiebiorcy
- https://kadryverte.pl/ochrona-danych-osobowych-obowiazki-przedsiebiorcy-rodo/
- https://www.comarch.pl/erp/zmiany-prawa/przygotuj-firme-na-rodo/
- https://inspektorzyodo.pl/obowiazki-firmy-wobec-osob-ktorych-dane-przetwarzuje/
- https://business.trustedshops.pl/blog/rodo-co-trzeba-wiedziec/
- https://szybkafaktura.pl/blog/rodo-w-malej-firmie/
- https://jasion.pl/dokumentacja-rodo-dla-przedsiebiorcy-kompletny-przewodnik
- https://gdpr.pl/obowiazek-informacyjny-w-praktyce-po-co-kiedy-i-gdzie
- https://creativa.legal/jak-wdrozyc-rodo-w-firmie/
- https://uodo.gov.pl/data/filemanager_pl/15.pdf
LeczymyTarczyce.pl to ogólnotematyczny portal, który codziennie dostarcza rzetelnych treści na każdy temat. Od zdrowia po technologię – znajdziesz tu inspiracje i praktyczne porady. Twoja codzienna dawka informacji w jednym miejscu.