Gdzie i komu zgłosić naruszenie RODO?

Gdzie i komu zgłosić naruszenie RODO? To jedno z kluczowych pytań dla podmiotów przetwarzających dane osobowe. Zgłoszenie naruszenia RODO to formalny, określony przepisami proces, który wymaga szybkiego działania i dokładnej realizacji określonych obowiązków. Prawidłowe zgłoszenie wpływa nie tylko na ograniczenie możliwych sankcji, ale także na ochronę praw osób, których dane dotyczą.

Zgłoszenie naruszenia RODO – podstawowe informacje

Zgłoszenie naruszenia RODO jest procesem, podczas którego zgłasza się naruszenie danych osobowych do właściwego organu nadzorczego. Naruszeniem według definicji RODO jest każde zdarzenie skutkujące przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem do danych osobowych.

W Polsce głównym organem odpowiedzialnym za przyjmowanie takich zgłoszeń jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Jednak w przypadku naruszeń o charakterze transgranicznym, należy wziąć pod uwagę, czy właściwym organem nie jest nadzorca z innego kraju UE.

Na zgłoszenie naruszenia do organu nadzorczego przewidziane jest ściśle określone 72 godziny od momentu wykrycia zdarzenia – termin ten dotyczy administratorów danych i jest wymogiem prawnym.

Kto powinien zgłosić naruszenie RODO?

Obowiązek zgłoszenia spoczywa na administratorze danych osobowych – to on odpowiada za formalne powiadomienie organu nadzorczego. W przypadku, gdy naruszenie wykryje podmiot przetwarzający dane, zobowiązany jest on natychmiast poinformować administratora. Dzięki temu administrator może wypełnić ustawowy obowiązek zgłoszenia do UODO w przewidzianym terminie.

W sytuacjach, gdy naruszenie ma charakter transgraniczny, podmiot powinien przeanalizować, który organ nadzorczy krajów Unii Europejskiej jest wiodący i to do niego skierować zgłoszenie. W Polsce każdy przypadek dotyczący krajowych naruszeń zgłasza się do Prezesa UODO.

Gdzie zgłosić naruszenie danych osobowych?

Zgłoszenie naruszenia wypełnia się poprzez dedykowany formularz elektroniczny udostępniony przez UODO. Można go złożyć na różne sposoby:

• elektronicznie – za pośrednictwem platformy biznes.gov.pl lub profilu ePUAP,
• tradycyjnie – przesyłając formularz pocztą,
• osobiście – dostarczając zgłoszenie do siedziby UODO.

W przypadku naruszeń, których skutki mogą rozciągać się poza granice jednego państwa lub dotyczyć osób z innych krajów UE, zgłoszenie może kierować się do odpowiedniego zagranicznego organu nadzorczego. Wybór właściwego adresata wymaga zawsze indywidualnej analizy.

Jak wygląda proces zgłaszania naruszenia?

Proces zgłaszania naruszenia RODO obejmuje kilka precyzyjnie określonych etapów, których przestrzeganie jest niezbędne dla prawidłowego wypełnienia obowiązków:

1. Zidentyfikowanie naruszenia – Potwierdzenie, że wydarzenie faktycznie stanowi naruszenie według definicji RODO.
2. Zebranie wszystkich danych o incydencie – Ustalenie, kiedy, gdzie i w jakich okolicznościach doszło do naruszenia, jakiego rodzaju dane zostały dotknięte, kto jest poszkodowany, a także ile osób i jakie kategorie danych zostały naruszone.
3. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego – Formularz powinien być wypełniony kompletnie i zgodnie z prawdą, zarówno w wersji elektronicznej, jak i papierowej.
4. Przekazanie zgłoszenia do UODO – Złożenie zgłoszenia oznacza rozpoczęcie formalnej analizy przez organ nadzorczy i podjęcie przez niego ewentualnych dalszych czynności.

Przestrzeganie tych kroków zwiększa prawdopodobieństwo szybkiego i skutecznego rozpatrzenia sprawy przez organ nadzorczy.

Co musi zawierać zgłoszenie naruszenia RODO?

Zgłoszenie naruszenia danych osobowych musi być obszerne i szczegółowe. Obejmuje ono:

• szczegółowy opis naruszenia,
• kategorie i liczbę osób, których dane zostały objęte naruszeniem,
• liczbę wpisów dotyczących danych osobowych,
• przewidywane skutki naruszenia,
• podjęte środki zaradcze – działania naprawcze i zabezpieczające.

Każdy element musi być przygotowany z największą starannością, a formułowane opisy możliwie precyzyjne, ponieważ informacje te umożliwiają UODO właściwą ocenę zdarzenia.

Terminy i odpowiedzialność za zgłoszenie naruszenia

Krytycznym elementem jest dotrzymanie terminu. Administrator danych zobowiązany jest zgłosić naruszenie do 72 godzin od momentu wykrycia. Tylko w przypadku, gdy ocenione zostanie, że naruszenie nie rodzi ryzyka naruszenia praw osób, można uznać zgłoszenie za zbędne — wymaga to jednak bardzo rzetelnej oceny ryzyka.

Podmiot przetwarzający ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia administratora danych, a ten – odpowiedzialność za należyte zgłoszenie do organu nadzorczego. Nieterminowość lub nieprawidłowość zgłoszenia może skutkować postępowaniem wyjaśniającym ze strony UODO i nałożeniem kar finansowych.

Statystyki i rosnąca liczba zgłoszeń

Z roku na rok liczba zgłoszonych naruszeń istotnie rośnie. Znaczący wzrost liczby rejestrowanych przypadków świadczy o zwiększonej świadomości społecznej i biznesowej dotyczącej ochrony danych osobowych oraz skutków naruszeń. Taka dynamika podkreśla ciągle rosnące znaczenie prawidłowej realizacji obowiązków zgłoszeniowych.