Kiedy obowiązuje plan urlopów w firmie?

Plan urlopów to istotny dokument organizacyjny w każdej firmie. Określa on, kiedy pracownicy mogą skorzystać z przysługującego im urlopu wypoczynkowego. Ale kiedy dokładnie powinien być tworzony i od jakiego momentu obowiązuje? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na te i inne pytania związane z planowaniem urlopów w firmie.

Czym jest plan urlopów i kiedy należy go sporządzić?

Plan urlopów to dokument, w którym pracodawca ustala terminy wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników. Przy jego tworzeniu brane są pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie [1][2].

Zgodnie z przepisami, pracodawca powinien sporządzić plan urlopów przed rozpoczęciem okresu, na który się on odnosi. W praktyce oznacza to, że plan urlopów na nadchodzący rok kalendarzowy powinien być gotowy najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego [1][2]. Dzięki temu zarówno pracodawca, jak i pracownicy mają jasność co do organizacji pracy i odpoczynku w nadchodzącym okresie.

Warto zauważyć, że plan może obejmować różne okresy – najczęściej jest to cały rok kalendarzowy, ale niektóre firmy decydują się na tworzenie planów półrocznych czy nawet kwartalnych [2].

Kiedy pracodawca ma obowiązek tworzenia planu urlopów?

Nie zawsze tworzenie planu urlopów jest obowiązkowe. Przepisy wskazują, że pracodawca musi sporządzić plan urlopów, chyba że zachodzi jeden z dwóch wyjątków:
– w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa
– działająca w firmie organizacja związkowa wyraziła zgodę na odstąpienie od tworzenia planu [2][3]

Jeśli spełniony jest którykolwiek z tych warunków, pracodawca może zrezygnować z formalnego planowania urlopów. W takiej sytuacji terminy urlopów są ustalane indywidualnie, w porozumieniu między pracodawcą a pracownikiem [3].

Jest to istotna informacja szczególnie dla mniejszych firm, gdzie często nie ma związków zawodowych. W takich przypadkach plan urlopów nie jest dokumentem obowiązkowym, choć może być przydatnym narzędziem organizacyjnym.

Od kiedy plan urlopów zaczyna obowiązywać?

Plan urlopów zaczyna obowiązywać od momentu jego zatwierdzenia przez pracodawcę i podania do wiadomości pracowników. Zazwyczaj plan wchodzi w życie z dniem 1 stycznia roku, którego dotyczy [1][3].

Należy pamiętać, że prawo do urlopu pracownicy nabywają właśnie z dniem 1 stycznia każdego roku kalendarzowego [3][4]. Od tego momentu mogą oni korzystać z przysługującego im wymiaru urlopu zgodnie z ustalonym wcześniej planem.

Co ważne, plan urlopów nie obejmuje tzw. urlopów na żądanie, które stanowią część przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego (4 dni w roku), ale są wykorzystywane w szczególnym trybie, na wniosek pracownika złożony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu [2][3].

Jak przebiega proces tworzenia i zatwierdzania planu urlopów?

Tworzenie planu urlopów to proces składający się z kilku etapów:

1. Określenie terminu obowiązywania planu – decyzja, czy plan będzie roczny, półroczny czy kwartalny
2. Ustalenie terminów składania wniosków przez pracowników
3. Zbieranie propozycji terminów urlopów od pracowników
4. Weryfikacja i analiza propozycji pod kątem zapewnienia ciągłości pracy
5. Zatwierdzenie planu przez pracodawcę
6. Podanie planu do wiadomości pracowników [1]

W trakcie tworzenia planu pracodawca musi pogodzić dwa często sprzeczne interesy: potrzeby urlopowe pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania firmy. Plan urlopów powinien uwzględniać wnioski pracowników, ale ostateczna decyzja należy do pracodawcy, który jest odpowiedzialny za organizację pracy [1][2].

Jakie znaczenie ma wymiar urlopu przy tworzeniu planu?

Przy planowaniu urlopów kluczową kwestią jest wymiar przysługującego pracownikom urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z przepisami, zależy on od stażu pracy:
– 20 dni – dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat
– 26 dni – dla pracowników zatrudnionych co najmniej 10 lat [1]

Te wartości muszą być uwzględnione przy tworzeniu planu urlopów, aby każdy pracownik miał możliwość wykorzystania pełnego przysługującego mu wymiaru urlopu w danym roku kalendarzowym.

Warto pamiętać, że do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się nie tylko okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, ale również poprzednie okresy zatrudnienia oraz niektóre inne okresy, np. nauki w szkole ponadpodstawowej czy wyższej [1].

Co się dzieje, gdy plan urlopów wymaga zmian?

Plan urlopów nie jest dokumentem niezmiennym. W trakcie roku mogą pojawić się różne okoliczności, które wymuszają jego modyfikację:
– zmiana sytuacji biznesowej firmy
– nieplanowane absencje pracowników
– indywidualne prośby pracowników o zmianę terminu urlopu

W takich przypadkach możliwa jest modyfikacja planu urlopów, jednak powinna ona odbywać się za obopólną zgodą pracodawcy i pracownika [3][4]. Jednostronna zmiana terminu urlopu przez pracodawcę jest możliwa tylko w szczególnych przypadkach określonych w przepisach, np. gdy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Warto podkreślić, że nawet w firmach, gdzie obowiązuje formalny plan urlopów, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem lub po uzgodnieniu z pracownikiem [3][4]. Oznacza to, że plan jest pewnym drogowskazem, ale w uzasadnionych przypadkach możliwe jest odstępstwo od niego, jeśli obie strony się na to zgodzą.

Jakie są konsekwencje braku planu urlopów?

Jeśli pracodawca ma obowiązek tworzenia planu urlopów (działa u niego organizacja związkowa, która nie wyraziła zgody na odstąpienie od planu), a tego nie robi, może to być uznane za naruszenie przepisów prawa pracy. W takiej sytuacji pracodawca naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Z drugiej strony, w firmach, gdzie tworzenie planu nie jest obowiązkowe, brak takiego dokumentu nie stanowi naruszenia przepisów. Jednakże, nawet w takich przypadkach warto rozważyć wprowadzenie jakiejś formy planowania urlopów, aby uniknąć sytuacji konfliktowych i zapewnić sprawne funkcjonowanie firmy.

Podsumowanie

Plan urlopów to dokument organizacyjny, który pomaga uporządkować kwestię wykorzystania urlopów wypoczynkowych w firmie. Obowiązuje on od momentu zatwierdzenia przez pracodawcę, zazwyczaj od 1 stycznia roku, którego dotyczy.

Pracodawca ma obowiązek sporządzić taki plan przed rozpoczęciem okresu, na który się odnosi (najczęściej do 31 grudnia roku poprzedzającego), chyba że w firmie nie działa organizacja związkowa lub wyraziła ona zgodę na odstąpienie od tej czynności.

Dobrze przygotowany plan urlopów uwzględnia zarówno potrzeby pracowników, jak i wymogi związane z zapewnieniem normalnego toku pracy w firmie. Dzięki temu stanowi on istotne narzędzie zarządzania czasem pracy i odpoczynku, przyczyniając się do efektywnego funkcjonowania organizacji.

Źródła:
[1] https://mfiles.pl/pl/index.php/Plan_urlop%C3%B3w
[2] https://kadry.infor.pl/kodeks-pracy/urlopy-pracownicze/6410006,do-31-grudnia-nalezy-sporzadzic-plan-urlopow-ale-jak-to-prawidlowo-zr.html
[3] https://zielonalinia.gov.pl/-/czym-jest-plan-urlopow
[4] https://kadromierz.pl/blog/plan-urlopow-co-mowi-o-nim-kodeks-pracy/