Komu zgłosić naruszenie RODO i jak prawidłowo postępować w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych? Odpowiedź brzmi: najpierw administratorowi danych, a w razie braku reakcji – właściwemu organowi nadzorczemu, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)[1]. W dalszej części artykułu poznasz szczegółowe ścieżki działania oraz kluczowe wymogi wynikające z RODO i krajowych procedur.
Definicja oraz rodzaje naruszeń ochrony danych osobowych
Naruszenie ochrony danych osobowych to każda sytuacja, która powoduje naruszenie poufności, integralności lub dostępności danych – zarówno poprzez celowe działania, jak i błędy[5]. Może to być zarówno przypadkowy wyciek, utrata nośników danych, jak i nieuprawniony dostęp do systemów. Każde takie zdarzenie wymaga formalnej oceny i wdrożenia procedur przewidzianych przez RODO[5].
Kto i kiedy musi zgłosić naruszenie RODO?
Obowiązek zgłoszenia naruszenia spoczywa na administratorze danych oraz na podmiocie przetwarzającym, który po wykryciu naruszenia musi niezwłocznie poinformować administratora[3]. Administrator zgłasza naruszenie do właściwego organu nadzorczego w terminie nie dłuższym niż 72 godziny od stwierdzenia naruszenia[3]. Jeżeli naruszenie wiąże się z ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator ma również obowiązek poinformować bezpośrednio te osoby[6].
Zgłoszenie nie skutkuje automatycznym wszczęciem postępowania ani nie przesądza o winie administratora. Istnieją również wyjątki – zgłoszenia można nie dokonywać, jeżeli administrator wykaże, że incydent nie stwarza żadnego ryzyka dla osób, których dane dotyczą. Każda taka sytuacja wymaga starannego udokumentowania decyzji i konsultacji z organem nadzorczym[5].
Ścieżka zgłoszenia naruszenia – instrukcja dla osób fizycznych
Osoby, których dane dotyczą, mają określoną ścieżkę postępowania w przypadku naruszenia RODO. W pierwszej kolejności należy skontaktować się z administratorem danych oraz zweryfikować czy i w jaki sposób incydent został zgłoszony[1]. W przypadku braku odpowiedzi lub niesatysfakcjonującej reakcji administratora, poszkodowany może zgłosić sprawę do właściwego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes UODO[1].
Zgłoszenia można dokonać:
- przez platformę biznes.gov.pl,
- za pośrednictwem ePUAP,
- pocztą tradycyjną,
- lub osobiście w siedzibie Urzędu Ochrony Danych Osobowych[1][2].
Niezależnie od wybranej metody zgłoszenie powinno zawierać szczegółowy opis naruszenia, datę i miejsce zdarzenia, zakres objętych danymi oraz podjęte działania naprawcze[1].
Administrator danych – obowiązki i procedury po naruszeniu RODO
Administrator danych musi nie tylko zgłaszać naruszenia właściwemu organowi w przewidzianym terminie, ale także wdrożyć szereg procedur organizacyjnych i technicznych: ocenić ryzyko, zebrać szczegółowe informacje dotyczące incydentu, udokumentować działania i prowadzić rejestr naruszeń[5][6]. Przy szczególnie poważnych naruszeniach należy niezwłocznie powiadomić osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 34 RODO[6].
Prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych jest obowiązkowe dla wszystkich administratorów niezależnie od wielkości organizacji. Powinien on zawierać informacje pozwalające wykazać, że podjęto wszystkie wymagane przepisami działania[6].
Przebieg zgłoszenia – podstawowe komponenty i mechanizmy
Proces zgłaszania naruszenia RODO obejmuje:
- Identyfikację naruszenia – potwierdzenie, że doszło do incydentu spełniającego kryteria naruszenia zgodnie z RODO[5],
- Zbieranie danych o naruszeniu – opis zakresu, czasu, okoliczności i potencjalnych następstw[1],
- Ocenę ryzyka dla osób fizycznych – jeśli jest istotne, wymóg bezzwłocznego zgłoszenia (do 72 godzin) i powiadomienia zainteresowanych[3][6],
- Zgłoszenie naruszenia do UODO lub do wiodącego organu nadzorczego, gdy naruszenie ma charakter transgraniczny[2],
- Prowadzenie rejestru naruszeń oraz stosowną dokumentację działań naprawczych i prewencyjnych[6].
Formularze zgłoszeniowe dostępne są w wersji elektronicznej (na biznes.gov.pl i ePUAP) oraz papierowej[2]. W przypadku naruszeń obejmujących osoby z wielu państw UE kluczowe jest ustalenie wiodącego organu nadzorczego (Lead Supervisory Authority) i ścisła współpraca na szczeblu unijnym[2].
Obowiązki współpracy i dokumentowania incydentów
Podmiot przetwarzający ma obowiązek niezwłocznie zgłosić naruszenie administratorowi danych, zapewniając sprawny przepływ informacji i szybkie wdrożenie działań naprawczych. Administrator jest odpowiedzialny za ocenę sytuacji, zgłoszenie do UODO oraz ewentualne poinformowanie osób, których dane dotyczą[3].
Współpraca między administratorem, podmiotem przetwarzającym oraz organami nadzorczymi ma krytyczne znaczenie zwłaszcza podczas incydentów o zasięgu transgranicznym[2]. Udokumentowanie wszystkich etapów postępowania oraz wykorzystanie dedykowanych formularzy i rejestrów jest niezbędne do skutecznego wykazania zgodności działań z przepisami RODO[6].
Rekomendowane ścieżki działania dla poszkodowanych
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych najlepszym pierwszym krokiem jest kontakt z administratorem danych oraz uzyskanie od niego informacji o rodzaju naruszenia i podjętych działaniach[1]. Jeśli odpowiedzi są niewystarczające lub administrator nie reaguje, poszkodowany powinien niezwłocznie zgłosić incydent do Prezesa UODO, korzystając z dostępnych środków elektronicznych lub tradycyjnych[1][2].
Umożliwia to szybkie uruchomienie formalnych procedur i ewentualne zainicjowanie kontroli lub postępowania wyjaśniającego przez organ nadzorczy. W przypadku spraw transgranicznych zgłoszenie należy złożyć do tzw. wiodącego organu nadzorczego w UE, zgodnie z określonymi mechanizmami współpracy europejskiej[2].
Podsumowanie – komu zgłosić naruszenie RODO?
Podsumowując: każde naruszenie RODO najlepiej zgłaszać w pierwszej kolejności administratorowi danych. Jeśli reakcja jest niewystarczająca lub niezgodna z wymogami prawa, dalsze kroki prowadzą do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce[1]. W przypadku naruszeń o zasięgu międzynarodowym postępowanie koordynowane jest przez wiodący organ nadzorczy w UE[2]. Ścisłe przestrzeganie procedur, terminów (np. 72 godziny na zgłoszenie) oraz prowadzenie dokumentacji to podstawowy warunek skutecznej ochrony praw osób fizycznych i zapewnienia zgodności z RODO[3][5][6].
Źródła:
- https://m3mcom.pl/magazyn/gdzie-mozna-zglosic-naruszenie-rodo
- https://uodo.gov.pl/pl/492/2278
- https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu
- https://www.dtipolska.pl/RODO_5_procedura_naruszenie.pdf
- https://jwms.pl/pl/nowy-poradnik-puodo-dotyczacy-zglaszania-naruszen-danych-osobowych/
- https://www.gov.pl/attachment/82cfecfc-aff9-4dad-a091-a4ec51299176
- https://uodo.gov.pl/pl/138/3561
LeczymyTarczyce.pl to ogólnotematyczny portal, który codziennie dostarcza rzetelnych treści na każdy temat. Od zdrowia po technologię – znajdziesz tu inspiracje i praktyczne porady. Twoja codzienna dawka informacji w jednym miejscu.