Jakie są prawne ograniczenia przechowywania nagrań z monitoringu?

Monitoring wizyjny odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa zarówno w miejscach publicznych, jak i prywatnych. Jednak zgodność z obowiązującym prawem wymaga przestrzegania ściśle określonych zasad dotyczących okresu przechowywania nagrań z monitoringu. W Polsce przepisy w tym zakresie są rozproszone, a ich interpretacja często wymaga odniesienia do regulacji krajowych oraz europejskich. W niniejszym artykule wyjaśnimy, jakie są prawne ograniczenia przechowywania nagrań z monitoringu i od czego one zależą, co jest niezwykle istotne dla administratorów danych i właścicieli monitorowanych obiektów.

Podstawy prawne i ogólne zasady przechowywania nagrań

Podstawą prawną dla przetwarzania danych osobowych, w tym nagrań z monitoringu, jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 2016/679, znane jako RODO [2].

Kluczową zasadą jest, że dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów ich zbierania. Art. 5 ust. 1 lit. e RODO precyzuje, że okres przechowywania musi być ograniczony w czasie. W praktyce oznacza to, że administratorzy mają obowiązek ustalenia, jak długo mogą przechowywać nagrania, by nie naruszać praw osób nagranych [5].

We współczesnej praktyce, nie istnieje jednoznacznie określony w ustawach krajowych czas przechowywania nagrań, co oznacza, że szczegółowe regulacje wynikają z sektora i typu obiektu.

Prawne ograniczenia okresu przechowywania nagrań w Polsce

W Polsce, mimo że nie ma jednolitej regulacji mówiącej o maksymalnym czasie przechowywania nagrań, wytyczne europejskie oraz sektorowe przepisy sugerują określone ramy czasowe.

Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) wskazuje, że dane osobowe, w tym nagrania, powinny być przechowywane tylko przez czas niezbędny do jej celu [3].

W kontekście praktycznym, można wskazać, że w niektórych regulacjach krajowych, takich jak ustawę o odpadach, okres ten został określony na miesiąc. Z kolei w sektorach takich jak służba zdrowia, edukacja, czy administracja publiczna, okres ten może się wydłużać do trzech miesięcy [3][4].

Przykładowo, nagrania z monitoringu w sklepach będą musiały być usunięte po maksymalnie 3 miesiącach, jeśli nie służą jako dowód w sprawach prawnych lub innych celach [1].

Szczegółowa analiza: zasady i wyjątki

Przechowywanie nagrań musi być dopasowane do celu ich zbierania. Jeśli monitoring służy do zapewnienia bezpieczeństwa od konkretnych działań (np. ochrona mienia), okres przechowywania powinien być ograniczony do czasu, kiedy jest to niezbędne do realizacji tego celu [5].

Procesy związane z dostępem do nagrań wymagają jasno określonych uprawnień. Osoby mające dostęp do nagrań muszą być odpowiednio uprawnione, a dane zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.

Ważnym aspektem jest również fakt, że w przypadku kiedy nagrania służą jako dowód w postępowaniu sądowym, okres ich przechowywania może być wydłużony. Jednak nadal musi to być proporcjonalne do celów postępowania [4].

Warto pamiętać, że zgodnie z ogólnymi zasadami, administrator ma obowiązek usunięcia danych, gdy przestaną być potrzebne do realizacji celów lub wygaśnie interes prawny ich przechowywania.

Praktyczne wytyczne i przykłady

Praktyczna interpretacja okresu przechowywania wskazuje, że większość organizacji zatrzymuje nagrania od 1 do 3 miesięcy, chyba że zaistnieją szczególne okoliczności (np. śledztwo, postępowanie). Takie rozwiązanie zapewnia zgodność z minimalizacją przechowywanych danych.

Organizatorzy imprez masowych, na przykład, są zobowiązani przechowywać nagrania przez od 30 do 90 dni od zakończenia wydarzenia [1].

Przepisy krajowe, choć nie wprowadzają precyzyjnych terminów, w praktyce wymuszają dopasowanie czasu przechowywania do celu i sektora, co jest zgodne z europejskimi standardami dotyczącymi ochrony danych.

Podsumowanie

Podsumowując, prawne ograniczenia przechowywania nagrań z monitoringu w Polsce wynikają głównie z zasad RODO i sektorowych regulacji. W praktyce okres ten waha się od jednego miesiąca (np. ustawę o odpadach) do trzech miesięcy (w sektorach publicznych i komercyjnych). Kluczowym jest, aby każda organizacja dopasowała czas przechowywania do celu i możliwego zagrożenia naruszenia praw osób nagranych. Niezależnie od tego, obowiązuje zasada minimalizacji oraz obowiązek usunięcia danych po osiągnięciu celu lub wygaśnięciu interesu prawnego. Warto więc regularnie weryfikować czas przechowywania i przestrzegać wytycznych, które mają na celu ochronę prywatności i zgodność z prawem.

Źródła:

• [1] https://lexdigital.pl/jak-dlugo-przechowywany-jest-zapis-z-kamer-sklepowych-czyli-retencja-danych-w-procesie-monitoringu-wizyjnego
• [2] https://uodo.gov.pl/file/1548
• [3] https://www.ckcsolution.pl/jaki-jest-czas-przechowywania-nagran-w-zaleznosci-od-obiektow-np-domki-jednorodzinne-instytucje-publiczne-firmy/
• [4] https://prawopracy.bieluk.pl/jak-dlugo-przechowywac-nagrania-z-monitoringu-wizyjnego-wskazowki-dla-pracodawcow/
• [5] https://www.przewodnikporodo.pl/prawo-i-przepisy/kiedy-monitoring-wizyjny-jest-zgodny-z-rodo